LA MINUTA Y SU ESTRUCTURA PRINCIPAL*

1. ¿QUÉ ES UNA MINUTA?

Es un documento elaborado por un abogado que contiene el acto de constitución de empresa (llamado ‘contrato’), que debe presentarse ante un notario para su elevación ante escritura pública.

También debe especificar el aporte que hará el dueño o cada socio del negocio. Asimismo, debe de señalar cuándo se iniciarán las actividades, el domicilio comercial y el tiempo de duración de la empresa.

2. ¿QUIÉN REDACTA LA MINUTA?

Usualmente las minutas son escritas por secretarias o por una persona del equipo asignada para tal efecto. En el caso de los ámbitos públicos y oficiales, por un mecanógrafo. En cualquiera de los casos, es responsabilidad del encargado de dicha tarea, tomar notas a lo largo de la reunión e interpretar lo que se trate en la misma. 

Redactar una minuta parece ser una tarea bastante fácil, pero realmente involucra problemas cognoscitivos y verbales para escribir un informe útil. Primero se debe distinguir lo esencial de lo no esencial, la idea principal de las secundarias o de menor importancia, y encontrar un lenguaje claro y apropiado para resumir la información e ideas importantes. En muchos casos este trabajo se complican puesto que algunas reuniones son usadas para establecer disputas y, por lo tanto, la persona encargada de la minuta se deberá transformar en un juez y juzgar qué aspectos sacar en función del interés y expectativas de sus colegas. 

De todas formas, posteriormente será necesario el consenso de la minuta por parte de todo el equipo. Si los miembros del comité o del grupo convienen que la minuta escrita refleja lo que sucedió en la reunión, entonces ésta queda aprobada. Si hay errores u omisiones, estos pueden ser corregidos o aumentados posteriormente. Los cambios de menor importancia se pueden realizar inmediatamente, y las minutas enmendadas pueden ser aprobadas según la enmienda prevista

3.ESTRUCTURA DE LA MINUTA:

1. Datos de la minuta: debe registrarse la fecha, lugar, hora, participantes (los que asistieron y los que no pudieron asistir), el nombre de la persona que moderó o dirigió la reunión y la persona que fungió como secretario de la minuta.

2.Agenda: se refiere a la descripción de los puntos acordados para discutir en esa reunion de trabajo.

3.Temas discutidos: en esta sección se documentarán las acciones discutidas durante la mesa de trabajo.

4.Acciones a tomar. Es aquí donde debemos poner que acciones, responsables y tiempo necesario para terminar una actividad.

5. Firma de asistencia